Belege und Buchhaltung automatisieren
Rechnungen kommen per Post, per E-Mail, als PDF-Anhang und als Foto vom Handy. Jede muss codiert, geprüft und ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Diese Seite zeigt, welche Schritte sich technisch abnehmen lassen und was weiterhin menschliche Kontrolle braucht.
Was heute passiert
Ein Beleg liegt vor. Jemand öffnet ihn, liest Betrag und Lieferant, trägt die Kostenstelle von Hand ein, prüft die Plausibilität und exportiert ihn ins Buchhaltungssystem. Bei fünfzig Belegen am Tag sind das zwei Stunden Arbeit, die keine Entscheidungen erfordert, aber Konzentration.
Was sich automatisieren lässt
Automatische Belegerfassung
Ersetzt: Manuelle Dateneingabe — Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant werden aus PDF, Foto oder eingescannten Belegen extrahiert und strukturiert abgelegt.
Kostenstellen-Vorschlag per Regelwerk
Ersetzt: Die Entscheidung, welche Kostenstelle passt, wenn die Regeln klar sind — das System schlägt vor, was historisch zu diesem Lieferanten gehört, und kennzeichnet Ausnahmen zur Prüfung.
DATEV-Export und API-Integration
Ersetzt: Das manuelle Übertragen von Daten zwischen Systemen — erfasste Belege werden direkt ins Buchhaltungsprogramm exportiert, formatgerecht und ohne Abtippen.
Plausibilitätsprüfung nach Regeln
Ersetzt: Das Abgleichen von Beträgen und Fristen gegen bekannte Muster — auffällige Beträge, fehlende Belege und Dopplungen werden markiert, nicht durchgewunken.
Was menschlich bleibt
- Die Entscheidung bei Ausnahmen und Unklarheiten
- Freigabe von Zahlungen
- Prüfung der vom System markierten Auffälligkeiten
- Abstimmung mit dem Steuerberater
Ein Beispiel aus der Praxis
In einer Steuerkanzlei kommen Mandantenbelege über verschiedene Kanäle: eingescannt, fotografiert, per DATEV Unternehmen online hochgeladen. Die Erfassung ist Routinearbeit, aber zeitintensiv. Ein automatisiertes System erfasst die Belege, codiert sie nach Mandantenvorgaben und legt Ausnahmen zur Prüfung vor. Die Kanzlei behält die Kontrolle, spart aber die Tipparbeit.
Datenschutz & Sicherheit
Daten werden vor der Verarbeitung durch KI-Sprachmodelle anonymisiert und pseudonymisiert. Die Extraktion arbeitet lokal oder in einer verschlüsselten Umgebung, DSGVO-konform. Die EU-Verordnung zur Künstlichen Intelligenz wird durch dokumentierte Prüfschritte und menschliche Freigabe bei Zahlungen eingehalten.